Ay sonuna üç gün kala İK ofisinde tanıdık bir sahne başlar. Bir ekranda turnike kayıtları, başka bir ekranda izin talepleri, üçüncü bir yerde de Excel tablosu açıktır. Biri bu üçünü yan yana koyup "bu kişi o gün gerçekten çalıştı mı?" sorusunu tek tek yanıtlar. Giriş çıkış verisi bir yerde, izin verisi başka yerde durduğunda bordro öncesindeki bu elle uzlaştırma her ay yeniden yapılır.
Aşağıda bu bağın kopuk olduğu durumda nerelerde hata çıkabileceğini, karar vericiye neye mal olabileceğini ve entegrasyondan önce nelere bakmanız gerektiğini bulacaksınız.
PDKS (personel devam kontrol sistemi), çalışanın giriş çıkış saatlerini kaydeder ve bunlardan mesai ile devam bilgisini üretir. İzin sistemi ise çalışanın talebini alır, onay akışını yürütür ve izin bakiyesini tutar.
İkisinin ortak noktası şaşırtıcı derecede basit: ikisi de aynı soruya cevap verir, yani "bu çalışan o gün çalıştı mı?" PDKS "geldi" ya da "gelmedi" der, izin sistemi "gelmemesi normaldi" ya da "gelmemesi gerekirdi" der. Bu iki cevap aynı yerde buluşmazsa bordroya giden veri tutarsız olur.
Yönetici açısından anlamı: İki sistemin cevabı çelişiyorsa, hangisinin doğru olduğuna karar verecek kişi bir noktada siz ya da ekibinizsiniz.
Aşağıdakiler mantıksal örneklerdir, gerçek bir müşteri vakası değildir. Amaç, kopuk sistemlerde hatanın hangi dikişlerden sızabileceğini göstermek.
1- Onaylı izinde giriş kaydı. Örneğin bir çalışan yıllık iznini onaylatmış ama izin gününde işe yetiştirilmesi gereken bir iş için kısa süreliğine ofise uğramış. PDKS bir giriş çıkış kaydı üretir, izin sistemi o günü izinli sayar. Sistem bunu "fazla mesai" mi, "izinli gün" mü, yoksa "hatalı kayıt" mı sayacak? Kural tanımlı değilse İK karar verir.
2- Yarım gün iznin mesaiye yansımaması. Çalışan öğleden sonra izin almış ve saat 13.00'te çıkmış. İzin sisteminde yarım gün düşülmüş, PDKS'te ise günlük hedef süre hâlâ tam gün üzerinden hesaplanıyor. Sonuç olarak çalışan "eksik mesai" görünebilir.
3- İzin iptalinin PDKS'ye geçmemesi. Yönetici izni iptal etmiş, çalışan işe gelmiş. PDKS tarafında ise izin hâlâ geçerli görünüyorsa, o günkü çalışma kaydı çelişkili hale gelir. Tersi de olabilir: iptal edilmemiş bir izin günü "devamsızlık" olarak işaretlenir.
4- Hafta sonu ve resmi tatil çalışmasının izinle karışması. Tatil günü çalışan biri sonradan "karşılığında izin" kullanmak ister. İki sistem birbirini görmediğinde bu hak bir yerde fazla mesai, başka yerde izin bakiyesi olarak kaydedilir ve ikisi hiç eşleşmeyebilir.
5- Bakiyesi bitmiş çalışanın fazladan izin kullanması. İzin sistemi bakiyeyi güncel tutuyor, ama PDKS ya da bordro tarafı eski veriyle çalışıyorsa, gerçekte bakiyesi olmayan bir gün ücretli izin gibi işlenebilir.
|
Senaryo |
Elle düzeltme yükü |
Karar vericiye etkisi
|
|---|---|---|
|
İzinli günde giriş kaydı |
İK, kaydı tek tek inceler |
Yanlış fazla mesai ya da devamsızlık kararı riski |
|
Yarım gün izin |
İK ve yönetici süreleri yeniden hesaplar |
Mesai verisine güvenin azalması |
|
İzin iptali yansımadı |
İK iki sistemi karşılaştırır |
Bordroda gün hesabı sapması |
|
Tatil çalışması ve izin |
İK hak edişi manuel izler |
Çalışanla hakediş tartışması |
|
Bakiyesi biten çalışan |
İK geriye dönük düzeltme yapar |
Ücret kesintisi ve itiraz riski |
Yönetici açısından anlamı: Bu hataların hiçbiri büyük bir arıza gibi görünmez. Her biri küçük bir istisnadır, ama istisna sayısı arttıkça kontrol işi bir kişinin yarım gününe dönüşebilir.
Bu maliyet bütçede ayrı bir satır olarak görünmez, o yüzden de kolay gözden kaçar. Üç yerde birikir.
Zaman. İki kaynağı karşılaştırmak, farkları bulmak ve ilgili yöneticiye sormak saatler alır. Üstelik bu iş genellikle bordro kapanışına yakın, en sıkışık günlerde yapılır.
Hata. Elle uzlaştırmada gözden kaçan her fark bordroya yanlış gün ya da yanlış mesai olarak gidebilir. Bordro hesaplandıktan sonra düzeltmek, öncesinde düzeltmekten genellikle daha zahmetlidir.
İlişki. Çalışanın "iznim neden düşmedi?" ya da "o gün çalıştım, neden eksik görünüyor?" itirazı sadece bir veri sorunu değildir. Tekrarlandığında İK'ya duyulan güveni aşındırır.
Bunun sizin şirketinizde ne kadar olduğunu tahmin etmek yerine ölçebilirsiniz. Bir ay boyunca ay sonu düzeltme sayınızı ve bunlara harcanan süreyi not edin. Bu küçük kayıt, entegrasyonun gerekip gerekmediğine dair en dürüst veri olacaktır. Sayı düşük çıkarsa, bu yatırım şu an için öncelik olmayabilir. Bunu kabul etmek de karar vermenin parçasıdır.
Yönetici açısından anlamı: Maliyeti görmek için önce sayması gerekir. Ölçmediğiniz bir yükü azaltıp azaltmadığınızı da bilemezsiniz.
Entegrasyonun temel fikri, aynı bilginin iki yerde ayrı ayrı tutulmamasıdır. Onaylanan bir izin PDKS tarafına yansır, iptal edilen izin de geri çekilir. Bakiye, mesai ve devam bilgisi aynı kurallara dayanır. Bordro öncesi İK ekibi birbirini tutmayan iki liste yerine tek bir veri setiyle çalışır.
Bunun hata riskini azaltması beklenir, ancak ortadan kaldıracağını söylemek doğru olmaz. Entegrasyon yanlış tanımlanmış bir kuralı da otomatik olarak çoğaltır. Örneğin yarım gün izin kuralı baştan hatalı kurulduysa, her ay aynı hata hızla tekrarlanır. Bu yüzden entegrasyon bir kurulum işi kadar, bir kural netleştirme işidir.
Entegrasyonun teknik yönüyle ilgileniyorsanız ERP entegrasyon avantajları yazısı konuya başka bir açıdan bakıyor. Hataların kaynağı üzerine düşünmek isterseniz giriş çıkış takibinde hatalar yazısı da yararlı olabilir.
Yönetici açısından anlamı: Entegrasyon, çalışan sayısını azaltmak için değil, aynı çalışanların daha az düzeltmeyle daha çok değer üretmesi için anlamlıdır.
Teknik bağlantıdan önce şu soruların cevabı net olmalı:
Yasal çerçeve konusunda (yıllık izin ve fazla çalışma kayıtlarının tutulması gibi) kural ayrıntısı vermiyorum. Bunu İş Kanunu ve ilgili resmi kaynaklardan, gerekiyorsa hukuk danışmanınızla doğrulamanız daha güvenli olur.
Yönetici açısından anlamı: Listede cevabı belirsiz bir madde kalıyorsa, entegrasyon projesinin ilk işi teknik değil, o belirsizliği çözmek olmalı.
Burada açık olmak gerekir: Ming bir PDKS değildir. Giriş çıkış, mesai takibi ya da devam kontrolü yapmaz. Ming'in alanı İK sürecinin çalışana dönük kısmıdır. Çalışan izin, avans, masraf gibi taleplerini mobil ya da web üzerinden iletir, onay süreçleri yönetim paneli, mobil ve web üzerinden yürür, talep durumları bildirimle iletilir. Platform mevcut İK ve ERP sistemlerine entegre olur, yani popüler İK ve ERP sistemlerinizi değiştirmenizi gerektirmez.
Bunun sizin PDKS kurgunuzla nasıl bir veri alışverişi oluşturacağı, teknik yöntem ve kapsam açısından ayrıca netleştirilmesi gereken bir konudur. Yazıda bu konuda bir söz vermiyorum. Ming'in izin tarafını daha yakından görmek isterseniz izin yönetim modülü yazısına bakabilirsiniz. Süreçlerin dağınık olması ile ilgili geniş bir çerçeve için tek platform entegrasyonu yazısı da konuyu tamamlıyor.
Yönetici açısından anlamı: Çalışanın talep ettiği yer ile verinin doğrulandığı yer farklı olabilir, ama aralarındaki yol net tanımlıysa bu sorun olmaktan çıkar.
Teknolojiye karar vermeden önce kendinize şunları sorun:
Bu soruların cevapları PDKS ve izin sistemi entegrasyonunun sizin için neden önemli olduğunu, ya da henüz olmadığını gösterir. Cevaplar ağırlıklı olarak "elle düzeltiyoruz" yönündeyse, operasyonel verimlilik ve kurumsal verimlilik artırma üzerine düşünmek için iyi bir başlangıç noktanız var demektir.
İzin, onay ve çalışan taleplerini tek platformda toplamak isterseniz, Ming'i yakından görmek için demo talep edin veya bizimle iletişime geçin.
