Bir iş ilanında "onboarding" yazıyor, yönetim toplantısında biri "turnover yükseldi" diyor, muhasebe de zimmet tutanağı bekliyor. Aynı gün içinde üç farklı terim duyuyorsunuz ve her biri bir başka ekibin diliyle konuşuyor. İK dili geniş bir alana yayıldığı için kısa bir sözlük, tanımların yanında ekipler arasındaki yanlış anlamaları da azaltabilir.
Bu sözlük İK ve operasyon sorumluları için hazırlandı. Terimler kategorilere ayrıldı, böylece aradığınıza doğrudan gidebilirsiniz. Her tanımın yanında, o terimin pratikte ne anlama geldiğine dair kısa bir not var. Mevzuata bağlı ayrıntıları (gün sayıları, oranlar, madde numaraları) bilerek dışarıda bıraktık. Onlar için güncel mevzuata ve uzmanlara bakmak gerekir.
İK, insan kaynaklarının kısaltmasıdır. Bir kurumda çalışanların işe alınmasından işten ayrılmasına kadar geçen süreci yöneten işlevi anlatır. "İK bölümü" bu işi yürüten ekiptir. "İK personeli" ya da "İK uzmanı" ise o ekipte çalışan kişidir. Küçük şirketlerde bu iş tek kişide toplanabilir, büyük yapılarda işe alım, özlük, performans gibi alanlar ayrı uzmanlara bölünür.
Aşağıdaki terimler, bir İK ekibinin günlük işinde en sık karşısına çıkan gruplara göre sıralandı.
|
Terim |
Tanım ve pratikte anlamı
|
|---|---|
|
Aday deneyimi |
Bir adayın başvurudan sonuca kadar yaşadığı tüm süreç. İlana nasıl ulaştığı, mülakat için ne kadar beklediği, olumsuz sonucu nasıl öğrendiği buna dahildir. Geri dönüş yapılmayan her başvuru, şirket hakkında bir izlenim bırakır. |
|
Oryantasyon |
Yeni çalışanın şirketi, ekibini ve iş yapış biçimini tanıdığı ilk dönem. Bir sunum ya da bir günlük program olmak zorunda değildir, çoğu zaman haftalara yayılır. |
|
Deneme süresi |
İşe başlangıçta tarafların birbirini tanıdığı süre. Süre ve koşullar sözleşmeye ve mevzuata bağlıdır, bu yüzden burada rakam vermiyorum. |
|
Onboarding |
Oryantasyonun daha geniş hali. Evrak toplamadan ekipman teslimine, ilk haftanın görevlerine kadar tüm işe başlama sürecini kapsar. |
|
Terim |
Tanım ve pratikte anlamı
|
|---|---|
|
Özlük dosyası |
Çalışana ait kimlik, sözleşme, sağlık, eğitim gibi belgelerin tutulduğu dosya. Kağıt ya da dijital olabilir. Dijital tarafta Kağıtsız İK uygulaması bu dosyanın taşıdığı yükü nasıl hafiflettiğini anlatıyor. |
|
Yıllık izin |
Çalışanın belirli bir hizmet süresinden sonra hak kazandığı ücretli dinlenme süresi. Hak edilen gün sayısı mevzuata göre değişir. |
|
Avans |
Çalışana maaşından mahsup edilmek üzere önceden ödenen tutar. |
|
Masraf |
Çalışanın iş nedeniyle cebinden yaptığı ve şirketten geri talep ettiği harcama. Fiş ya da fatura gibi belgelerle takip edilir. |
|
Zimmet |
Çalışana teslim edilen telefon, bilgisayar, araç gibi şirket varlığı ve bu teslimin kaydı. Çıkışta iade edilmesi gerekir. |
|
İcra kesintisi |
Bir çalışanın maaşından, yasal bir takip nedeniyle yapılan kesinti. İK bunu mevzuata göre uygular, kendi kararıyla belirlemez. |
|
Bordro |
Çalışanın ücret ve kesintilerinin dökümü. Hesaplama muhasebe ya da ERP tarafında yapılır, çalışan ise çoğunlukla sonucu görür. |
|
Terim |
Tanım ve pratikte anlamı
|
|---|---|
|
Performans değerlendirme |
Çalışanın belirli bir dönemdeki işinin, hedeflerle karşılaştırılarak gözden geçirilmesi. Yılda bir yapılan bir formdan sürekli konuşmalara kadar farklı biçimleri var. |
|
Geri bildirim kültürü |
Çalışanların ve yöneticilerin birbirine düzenli ve açık geri bildirim verebildiği ortam. Bir anketle kurulmaz, yöneticilerin davranışıyla zamanla oturur. |
|
Kariyer planlama |
Çalışanın şirket içinde hangi rollere, hangi becerilerle ilerleyebileceğinin konuşulduğu süreç. Terfi vaadi değildir, yön gösterir. |
|
Terim |
Tanım ve pratikte anlamı
|
|---|---|
|
Çalışan deneyimi |
Bir kişinin işe girişinden ayrılışına kadar şirketle yaşadığı tüm temasların toplamı. |
|
İç iletişim |
Şirketin çalışanlarla ve çalışanların birbirleriyle kurduğu bilgi akışı. Duyuru, anket, etkinlik ve gündelik yazışmalar bunun parçasıdır. |
|
Çalışan bağlılığı |
Çalışanın işine ve şirkete duygusal olarak ne kadar bağlı hissettiği. |
|
Takdir kültürü |
Yapılan işin görülmesi ve karşılığının verilmesi alışkanlığı. Ming'de bunun karşılığı Cheers ve Kudos modülleridir. |
|
Oyunlaştırma |
Puan, liderlik tablosu ve ödül gibi oyun mekaniklerinin iş süreçlerine taşınması. Ming'de çalışanlar işlemlerden puan kazanır, puanlarını Market modülünde dijital hediye çekine çevirebilir. Her ekibe uymayabilir, bazı kültürlerde yarış hissi motive etmek yerine yorar. |
|
Turnover |
İşten ayrılma hızı. Belirli bir dönemde ayrılan çalışanların toplam çalışana oranıyla izlenir. |
|
Terim |
Tanım ve pratikte anlamı
|
|---|---|
|
Ramak kala |
Kazaya ya da yaralanmaya yol açmadan atlatılan, ama açabilecek olay. Yerden kayan bir kutunun kimseye çarpmadan düşmesi bir örnek olabilir (kurgusal). Bu tür olaylar bildirildiğinde, kaza olmadan önlem almak mümkün hale gelir. |
|
Kaizen (öneri sistemi) |
Küçük ve sürekli iyileştirme anlayışı. İşi yapan kişinin, süreçle ilgili öneri getirmesine dayanır. |
|
ISO 45001 |
İş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemleri için uluslararası bir standart. Standart organizasyonun süreçleri için geçerlidir, bir yazılımın "taşıdığı" bir şey değildir. |
|
Terim çifti |
Fark
|
|---|---|
|
Çalışan memnuniyeti ve çalışan bağlılığı |
Memnuniyet, mevcut koşullardan hoşnut olmaktır. Bağlılık ise işe ve şirkete yatırım yapma isteğidir. Memnun ama bağlı olmayan biri, daha iyi teklifte ayrılabilir. |
|
Ramak kala ve iş kazası |
İş kazasında yaralanma ya da zarar oluşmuştur. Ramak kalada oluşmamıştır, ama olabilirdi. |
|
İç iletişim ve çalışan deneyimi |
İç iletişim, çalışan deneyiminin yalnızca bir parçasıdır. Deneyim, bunun yanında işe alım, izin, takdir ve ayrılış gibi tüm temasları kapsar. |
Sözlüğü ezberlemek kolay, asıl zorluk bu terimleri her gün çalışan bir sürece çevirmektir. İzin talebi bir mesajla, avans bir telefonla, ramak kala olayı bir sözlü uyarıyla geçiyorsa terimler var ama takibi yok demektir. Dijital İK tam bu boşluğu kapatmaya çalışır.
Ming, bu terimlerin birçoğunu tek mobil ve web platformunda toplar. HR Master paketinde izin, avans, masraf, zimmet, belge yükleme ve bordro görüntüleme yer alır. Bordroyu Ming hesaplamaz, entegre olduğu İK ya da ERP sisteminden alır ve çalışana gösterir. Duyuru, anket, Cheers, Kudos, öneri (Kaizen) ve ramak kala gibi modüller de aynı çatı altındadır. Elbette bir araç, kötü işleyen bir süreci kendiliğinden düzeltmez. Önce süreci tanımlamak, sonra aracı seçmek daha sağlıklıdır. İK yazılımı kullanımı bu seçimi yaparken bakılacak noktaları anlatıyor.
İnsan kaynaklarının kısaltmasıdır. Şirketin en önemli kaynağı olarak görülen çalışanların yönetimini tarif eder.
İnsan kaynakları biriminde çalışan kişiyi anlatır. Unvanı uzman, yönetici ya da asistan olabilir, görev alanı şirketin büyüklüğüne göre değişir.
İşe alım, özlük işlemleri, izin takibi, performans ve gelişim süreçleri, çalışan iletişimi ve iş ilişkileri gibi alanlarla ilgilenir. Hangisinin ağır bastığı şirkete göre farklıdır.
İş yapış biçimleri ve kullanılan teknolojiler değiştikçe yeni kavramlar ortaya çıkıyor. İK tekn olojileri bu değişimi izlemek için iyi bir başlangıç noktası.
Sohbet tabanlı araçlar da artık bu dilin bir parçası. AI ve chatbot uygulamaları, çalışan sorularının nasıl yanıtlandığını değiştiriyor.
İK terimlerini yalnızca sözlükte değil, günlük süreçlerinizde de yönetmek istiyorsanız, Ming'i yakından görmek için demo talep edin veya bizimle iletişime geçin.
